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「平成23年度における公文書等の管理等の状況について」を読む 第3回(終) [2013年公文書管理問題]

2013年2月25日の公文書管理委員会で、「平成23年度における公文書等の管理等の状況について」が公開されました。
http://www8.cao.go.jp/koubuniinkai/iinkaisai/2012/20130215/20130215haifu1-1.pdf

要約版
http://www8.cao.go.jp/koubuniinkai/iinkaisai/2012/20130215/20130215haifu1-2.pdf

公文書管理法第9条(行政機関)、第12条(独立行政法人)、第26条(国立公文書館等)において、毎年管理状況を内閣総理大臣に報告する義務が各機関に課せられており、それをまとめたのが今回の報告書ということになります。
2011年4月1日から2012年3月31日までが今回の対象時期です。

この報告書の解説をします。
第1回はこちら
第2回はこちら

では第3回。

⑥研修・点検・処分(14-18頁)

研修の回数は11,710件となっている。
しかしデータを見ると、防衛省が6294件ということで突出している。
その次は法務省、国税庁という順番であり、この3つで70%近くを占めている。
警察庁も上位に入っており、秘密順守に関する研修が中心であるように読める。

よって、公文書管理法ができたから増えたというよりも、日頃からこれらの省庁はこういった研修を行っていたのではないかという印象。
ただ、研修内容に法制度の目的・概要も説明しているとあるので、以前からの研修に公文書管理法に関する内容が付加されていると見ることができるかなとも思う。

点検については、半年に1回と年1回で9割以上。
これについてはむしろ点検のやり方がどうなっているかの方が気になるところ。データでは見えないが。

点検などで発見された紛失等の件数は181件。
うち国税庁が131件と突出している。
情報公開請求をかけられる件数が突出していることもあるので、発見されやすいということもあるように思われる。

このうち懲戒までいったのは6名。
新聞報道によると懲戒免職になった者も1名いるようだ。ただ、データからはどういう事例で厳しい処分が下ったのかがわからない。
また、防衛省で「焼失」という事例が出ているが、これも処分されていないのも気にかかる。

紛失の責任が問われなかったケースがほとんどであったようだが、具体的にどのようなことだったのか。
これは、今後の改善に必要なデータであろうから、1件ごとに紛失理由とその対処を書いた一覧表を公表するべきではないかと思う。

⑦法人文書管理(35-72頁)

独法の文書管理については、今回初めてデータが出てきた。
比較対象が無いのでなかなか分析しにくいが、保存期間満了時の措置については気になったのでコメントをします。

ファイル数969,678のうち、移管6,252(0.7%)、廃棄736,246(75.9%)、延長227,180(23.4%)。
行政文書と比較すると、延長の多さが際立っている(行政文書では延長6.8%)。
移管の多くは、日銀や国立大学法人の国立公文書館等の指定を受けたアーカイブズへのものであり、国立公文書館への移管数は9に留まる(ただし、9のファイルに13,818冊の簿冊があるようだが・・・)。

このことから、独法から国立公文書館への移管はほとんど行われていないこと、独自の国立公文書館等を持たない独法では必要なものは延長して保管しているということではないだろうか。

なお、資料5(58-61頁)に独法毎のデータがあるが、これを見ると延長が0で全部廃棄している機関が非常に多いことがわかる。
こういった機関では、果たしてきちんと選別をして廃棄をしているのか極めて怪しい。
公文書管理法によって逆に廃棄が進んだ可能性が高いように思える。

独法での文書管理は相当に頭の痛い問題として今後も残りそうだということが、このデータをみるだけでもよくわかる。
あと3年後になる法律見直しの時までに、独法での公文書管理の問題点はきちんと洗い出しておく必要はあるように思う。

⑧国立公文書館等の概要(73-100頁)

これも前年度のデータが揃っていないのでコメントしにくい。また、それほど大きな問題があるようにもデータを見る限りは思えない。

表3(78頁)の移管受入数を見ると、国立公文書館で52,089件となっている。
これは第1回で述べた移管数と相当のズレがある。
おそらく、行政文書ファイルでは1件だが、その中に複数の簿冊が入っているケースがかなりあるということだろう。
これは拙著でも書いたことがあるが、私は1ファイルに1000冊以上の簿冊が入っていた経験を宮内庁でしているので、こういったことはどこの省庁でもあるのだろう。

表7(83頁)の利用決定までの期間を見ると、9割が30日以内で開示決定がされている。
比率的には外交史料館では30日を超えてかかっているケースが多いようだが、それでも審査は順調に行われていると言えよう。
特に私的な感想としては、宮内公文書館での開示決定までの期間が短くなったのは大きい。
以前の統計が無いのでわからないが、おそらく相当のスピードアップがなされているはずである。

理想は、すべてを30日以内で出せることであろう。
もちろん量があるものは仕方が無いが、半年以上待たせているものも少しはあるようなので、改善がなされればよいと思う。
まだ昨年度は1年目で、請求が集中した可能性も高いだろうから、今後はもっと待ち時間が短くなるものと期待したい。

以上がこの文書を読んだ分析になります。
細かい部分は省略しているので、「この部分について意見を聞きたい!」ということがあれば、コメントを書き込んでもらえれば対応します。
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