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「平成23年度における公文書等の管理等の状況について」を読む 第1回 [2013年公文書管理問題]

2013年2月25日の公文書管理委員会で、「平成23年度における公文書等の管理等の状況について」が公開されました。
http://www8.cao.go.jp/koubuniinkai/iinkaisai/2012/20130215/20130215haifu1-1.pdf

要約版
http://www8.cao.go.jp/koubuniinkai/iinkaisai/2012/20130215/20130215haifu1-2.pdf

公文書管理法第9条(行政機関)、第12条(独立行政法人)、第26条(国立公文書館等)において、毎年管理状況を内閣総理大臣に報告する義務が各機関に課せられており、それをまとめたのが今回の報告書ということになります。
2011年4月1日から2012年3月31日までが今回の対象時期です。

公文書管理法がきちんと機能しているかどうかをチェックすることは重要なことですので、毎年出される報告書を精査することが最低限必要でしょう。

そこで、今回の報告書を読んだ感想をざっくり書いてみようと思います。
そのために、昨年度の「行政文書の管理状況調査について」(2011年3月31日時点の状況)を適時見ながら比較したいと思います。
http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/gyouseibunshou/chosa/22.pdf
なお、公文書管理法施行前の調査なので、調査項目や内容にズレがあるので、データを見る際には注意が必要です。(独法については調査がない、など)

長くなりそうなので数回に分けます。

①行政文書ファイル等の保有数について(5頁)

3年間で数字がかなり変わっている。

  総数  本省庁   施設等機関 特別の機関   地方支分部局
 2012年度  14,672,757
(100.0%)
1,339,572
(9.1%) 
 676,974
(4.6%)
 2,556,460
(17.4%)
 10,099,751
(68.9%)
 (うち新規)  2,159,446
(100.0%)
149,638
(6.9%)
 121,594
(5.6%)
655,481
(30.4%)
 1,232,733
(57.1%)
 2011年度  16,349,007
(100.0%)
 1,104,795
(6.8%)
 1,022,319
(6.2%)
 2,731,772
(16.7%)
 11,490,121
(70.3%)
 2010年度  17,137,986
(100.0%)
 1,084,625
(6.3%)
 662,726
(3.9%)
 2,785,645
(16.3%)
 12,604,981
(73.5%)

なお、「施設等機関」というのは各省庁の附属の研究所など(迎賓館や人口問題研究所など)を、「特別の機関」は各省庁に附属する専門機関(自衛隊、日本学術会議など)を指す。

これを見ると、昨年度からファイル数が160万件減っていることが分かる。
ちなみに、廃棄量は220万弱。
新規作成が220万なので、本来ならばプラスマイナスゼロぐらいにならなければならないはず。

まず「施設等機関」が昨年度のみ35万件多くなって、その前後の年度がほぼ同じ数字になっている。
ここについては、昨年度に数え間違えたか、あるいは1年だけ「施設等機関」に該当する機関が増えていたかということだろう。
本省庁が増えているのは、復興庁が設立されただけでなく、その他の東日本大震災関係の書類が増えたためだと思われる。
一方、地方支分部局や特別の機関ではかなり書類が減少している。

理由はこのデータだけではよくつかめない。
こっそりファイルを捨てているのか。それともこれまでがずさんで管理簿から廃棄したファイルを削除していなかったのか。機関自体が減っているのか。

ここは誤差というには数字が大きいので、きちんと説明を聞きたいところだ。

②レコードスケジュールの設定状況(8~9頁)

公文書管理法第5条第5項に、行政文書にはあらかじめレコードスケジュール(保存期間満了後に廃棄するか移管して永久保存するかを設定する)を決めておかなければならなくなった。

今回の調査によれば、設定済は59.6%、未設定が40.4%
なお、新規は89.3%で設定済とのことなので、遡及が間に合っていないということなのだろう。

ではどの省庁でできていないのか。
23頁の資料3に一覧表が載っている。
これを見ると、やはり各省庁で遡及が間に合っていないことがよくわかる。
あまり言ってはなんだが、1年間で全部間に合うとは正直思っていなかったので、妥当な結果ではあるだろう。

ただ気になるのはむしろ「新規作成」に設定をしていない省庁の方。
これを見ると、「設定済み0件」の省庁が4つ(農水、林野、水産、環境)あることがわかる。
また、未設定の割合が多い省庁としては、総務や文科、資エネあたりも挙げられよう。

遡及は確かに大変だろうが、新規作成の文書にレコードスケジュールを付けるのは、それほど困難だとは思えない。
素直にデータを読めば、この7つの省庁では、レコードスケジュールを付与するということが徹底されていない可能性が高い。
これは大きな問題だろう。

なお、このデータを読む際に気をつけたいのは、レコードスケジュールを「設定」さえすれば良いので、その内容がずさんであっても表面的には「OK」ということになってしまうことだ。
よって、未設定がゼロだからその省庁はきちんと管理できているとは断言できない。

データ分析からは限界があるのでどうしようもないが、内閣府などが査察に入るなどして、きちんと確認をした方が良いのではないかと思う。

次回へ続く。
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