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7年後の開示 [宮内庁書陵部]

2週間ぐらい前のことだろうか。宮内庁書陵部から電話がかかってきた。
今、ある資料を系統立って請求しているので、その開示が決まったという連絡だった。

そして、その時に、その担当者の方が

「瀬畑さんが請求していた昭和27年の『恩賜録』なのですが、とりあえず目録だけを見ていただいて、それから必要な部分を指定していただくということでよろしいでしょうか。」

と伝えてきた。

「?」(そんなもの請求してたっけか?)

とりあえず、「わかりました」と伝えておいて見てみることにした。

全く請求した記憶がない。
だが、タイトルと年度から考えると、自分が修士論文で取り上げた内容に関係があるので、人間違いということもなさそうな感じだ。

さて、現物は、不開示部分を墨塗りにされた目録のコピーであった。
内容を見た後、担当者の方に尋ねてみた。「これは一体私がいつ請求したものですか?」と。

2002年6月

7年前やん!

どういうことなのか説明してもらった。

まず、書陵部ではコピーして黒塗りして部分開示するということを基本的にしていない。
そのため、一ヶ所でも不開示情報があった場合は、袋とじにしてそのページ全てを見えなくする方法を取っている。
そのような方法だと、不開示部分が多い文書になると、事実上全て袋とじにして全く何も見れないという状態になるケースがある。
もちろん、コピーして黒塗りにすれば、見れる情報はあるはずなわけだ。

だが、書陵部はコピーする時に、書類の保護のためにマイクロフィルムで撮影して、それを紙に焼くという方式をとっており、コピー自体を作るのにお金がかかる。また、閲覧者のための予算をそもそも用意してない。
ただ、さすがに何もしないわけにはいかないので、毎年の予算から少しずつコピーする予算に回して、数年かけてコピーをためて、黒塗りして回すというやり方を取っていた。(そうやって5年ぐらいかかって資料が出てきたことがある。)

しかし、当然優先順位があるわけで、全く処理されないものも出てくることになる。
そして、そのうち忘れられるものも出てくるのだ。

今回、なぜいきなりその7年前のものが処理されたのか。
しかも7年かけて出てきたのは3ページ分の「目次」だけだ。
担当者の方の話によれば、要するに「前任者が抱え込んでいたものを見つけて処理を始めた」ということらしいのだ。

「引き継ぎしてないんか!」

とまあ、まさに前回書いた「公文書の私有化」の弊害をもろに食っていたということなのだ。

やはり、数回前に書いたが、「文書による期限の明示化」「コピーして黒塗り開示を行うこと」というこの二つを規則に入れることが重要だということが改めてわかる。
なお、予算がないと言い訳しているが、実際には「黒塗りが面倒」というのが本音なのではないかと正直疑っている。
前にも書いたが、予算を使わずに黒塗り開示する方法など、頭をひねればいくらでも考えつくはずなのだ。

規則に入れた上で、予算をしっかりと確保することが当然重要。
だが、情報公開の方で色々と私は体験しているからわかるが、人員を増やさないと、墨塗り開示は簡単にはできないことはもっと考えられて良いと思う。作業量が膨大になるからだ。

それでも、「利用請求権」が公文書管理法に明記された以上、袋とじ開示の方法は絶対に通用しない。
まだ1年半も時間があるのだから、書陵部はどのように今後対応するのか、予算や人員を含めて真剣に考えてほしいと思う。
そうしなければ、宮内庁の情報公開室の職員達が2001年の情報公開法施行以後に直面したような膨大な仕事量に飲み込まれる可能性が高いことは自覚した方がよいように思う。
今まで書陵部で資料が見れなかったりした人達が、大挙して押しかけて不服申立をしていく可能性もあるだろうし。

しかし、もっとこういったことには怒らないといかんよなと思う。横で閲覧していた人は2003年に請求した文書を見ていたが、別に特に不満を漏らさずに帰っていった。

どうしても書陵部相手だと「見せてもらっている」という感覚になりがちだ。
別に喧嘩腰になれと言っているわけではない。私も話すときは非常に穏健に話している(つもり)。
だが、論理的に詰めるところはしっかりと詰める。理詰めできちんと不満を伝えている。そうしなければ、何も相手に伝わらないのだ。

書陵部で資料を閲覧している人で、やはり不満がある人は、きちんと相手に伝えるべきだと思う。
そこで馴れ合っていてはいかんのではないだろうか。
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コメント 2

匿名希望

「書陵部はどのように今後対応するのか、予算や人員を含めて真剣に考えてほしいと思う」と書かれていますが、予算や人員は書陵部ではどうしようもない部分だと思います。宮内庁は省庁の中でももっとも権限が弱く、またその宮内庁の中でも書陵部はまた権限の弱い部署です。予算・人員は上から決定されて、下の言い分はほとんど認められません。各部署とも小泉改革以来人員削減の連続、いくら下から人員が必要と言っても、認められないのが現状です。
今後、民主党政権が誕生すれば、国家公務員2割削減といっています。現状でさえ大変な状況なのに、さらに2割も削って大丈夫なんでしょうか。もしそうなれば、書陵部のような職場は真っ先に人員削減の対象になるでしょう。一般の事務官からすると、このような部署は「無駄・無益なことをしている部署」として見られているのが現状ですから。
近年のめったやたらな公務員バッシングにはこまったものですが、その結果一番被害を蒙るのがこういう箇所です。
そんなわけで苦情は現場の方に言ってもどうしようもないので、内閣府や財務省に言った方がいいと思います。宮内庁に言うとしても、現場の人に言っても無意味で、長官官房レベルに言わなくては意味がないでしょう。その場合でも、「資料が出てくるのに●年もかかった」と言って現場の方の怠慢を責めるというような姿勢ではなく、人員が少なくてどうしようもないという部分を強調する言い方でないと問題解決にはつながりません。現場の人も人員削減で苦労しており、苦しい立場だと思います。「こうしたことに怒らないかん」という場合、その怒りの矛先は現場の方ではなく、上層部に対して向けなければ、何の解決にもなりません。
by 匿名希望 (2009-07-11 10:46) 

h-sebata

> 匿名希望さん

コメントありがとうございました。
ただ、私自身、結局「現場に言わないと仕方がない」というのが個人的な意見です。

もちろん、宮内庁の立場の弱さ、さらにその中の書陵部の立場の弱さは十分に承知しています。
しかし、公文書管理法が通り、まさにそういった文書管理を行っている部署が、自分たちの職務の重要性をアピールできる立場になれたということは重要なことだと思うのです。
それを後押しするためにも、現場の方が「利用者の方からこういう要望が来ている」という主張を上層部にできるようにするために、不満は伝えていかなければなりません。
そうしなければ、予算人員を増やすための大義名分が成り立たなくなります。
つまり、現場に伝えなければ、現状の公開方法で満足していると上からも取られるのです。

上層部や他省庁に伝えられるパイプがあれば、もちろんそういう行動は取るべきでしょう。
私もこの問題については、国立公文書館だけではなく、書陵部や外交史料館の拡充をしなければならないということを主張し、ある方を通して国会議員の方にはお伝えしました(外交史料館については参議院で質問をしてもらえました。ただ、外務省は「今のままで十分」と返答しましたが・・・)。

ただ、そういったパイプのない一利用者にとっては、不満を伝えられる相手は、利用している場所の目の前にしかいないのです。
その意見をどう生かすかは、まさしくその省庁の公務員に委ねられるのだと思っています。

一般企業だって同じだと思うのです。客の不満は社長や取締役に伝えなければ意味がないということではありません。
現場の職員に伝えられた不満に対して、どのように企業として対応するのか。それが企業として社会的責任を果たすことなのではないでしょうか。
これは公務員も同様だと思うのです。

「下の言い分はほとんど認められません」とおっしゃっておられますが、結局現場レベルで不満を言う方がいないので、押しつけられた予算案に一切反論ができないということもあるのではないでしょうか。
書陵部であったとしても、予算を組むときには「概算要求」は出すはずです。全て勝手に予算が組まれるということはないはずです。
新たな予算や人員の獲得をするためにも、現場の方の根拠になるような不満は伝えておかなければなりません。

別に私は、最近ありがちな「公務員は使えない」というバッシングをしているわけではありません。
もしご興味があるのであれば私が最近書いたこれらの記事などを参考にしてください。私にそのような意図はないということは御理解いただけると思います。
http://h-sebata.blog.so-net.ne.jp/2009-06-14
http://h-sebata.blog.so-net.ne.jp/2009-06-29

この問題を解決するためには、現場の職員を増やすことが絶対に必要だということは、このブログや『歴史学研究』(2008年4月号)などにもずっと書き続けています。
これは私なりの、現場職員への支援でもあるのです。
こういった声があるんだと主張できる「根拠」となるようなことを、できるかぎり書き残したいと思っているのです。

ですから、繰り返すようですが、現場に不満を伝えることは私は絶対に必要不可欠なことだと思います。

現場職員の苦労には思いやりは思いやりとして持つべきです。ですが、伝えることは伝えなければなりません。
だから、「理詰め」で言うことの重要性を主張しています。感情論での意見表明は、クレーマーと変わりません。
現場職員の精神的負担にならないようにきちんと不満を伝えることが重要なのだと思います。

もし、何かありましたらまたお書き込みください。
どうもありがとうございました。
by h-sebata (2009-07-11 15:56) 

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